Lisää turvallisuutta ottamalla käyttöösi lisäominaisuudet kuten salattu sähköposti ja kaksivaiheinen todennus.

Lähtevän sähköpostin salaaminen

Office 365 -palvelun AIP laajennuksen avulla asiakas pystyy salaamaan lähtevän sähköpostin aina halutessaan. Organisaatiotasolla voidaan lisäksi määrittää, että tietyn tyyppistä arkaluontoista materiaalia lähetettäessä Office 365 -palvelu salaa lähetettävän sähköpostin automaattisesti.

Salatun sähköpostin lähettäminen

Salattua sähköpostia voidaan lähettää Office 365 WebAccess eli webmail -palvelun kautta Salaa -painikkeen kautta, jolloin käyttäjä valitsee itse, milloin materiaali on tarpeellista salata. WebAccess sekä Outlook työpöytäohjelmisto voidaan asettaa reagoimaan salauksella tietyn termin sisältyessä mihin tahansa viestin osaan, otsikkoon, viestin leipätekstiin tai vaikka allekirjoitukseen. Tietyn termin lisääminen allekirjoitukseen on erillisen yksittäisen termin tai sanan lisäksi helpoin tapa salata lähtevä posti. Käyttäjälle voidaan määrittää kaksi erillistä allekirjoitusta: normaali allekirjoitus ja salattavan sisällön allekirjoitus, jolloin käyttäjä valitsee viestiä lähettäessään haluamansa suojauksen viestille.

Sähköpostin automaattinen salaaminen

Organisaatiotasolla voidaan ohjeistaa Office 365 -palvelua salaamaan tiedot automaattisesti esimerkiksi, jos viestin tai Office-tiedoston sisällössä on mukana luottokortti-, henkilö-, tai passinumeroita. Office 365 -palvelu tarkistaa kaikki lähtevät viestit ja tarkistaa onko kyseisissä viesteissä mukana salassa pidettävää sisältöä ja salaa ne tarpeen mukaan. Kaikki salausasetukset määritellään sisältötyypeittäin ja näistä voidaan myös lähettää ilmoitus järjestelmänvalvojalle tai esimiehelle, kun tietyn tyyppistä tietoa lähetetään organisaation ulkopuolelle.

Sähköpostin sisällön käyttämisen suojaustasot

Salatulla sähköpostilla voidaan määrittää mitä toimintoja vastaanottajalla on käytettävissään vastaanotetulle sähköpostille. Palveluun voidaan määrittää esimerkiksi saako vastaanottaja välittää viestiä, kopioida sen sisältöä tai vaikkapa tulostaa sähköpostia. Toiminnon käyttöönotossa tulee asiakkaan kanssa käydä läpi tiedon käyttämisen oikeudet. Esimerkiksi tarjousten lähettäminen sähköpostitse voidaan suojata niin että vastaanottaja voi vastata viestiin mutta ei voi tallentaa omalle koneelleen tai tulostaa viestiä. Jolloin tarjouksen siirtyminen esimerkiksi kilpailijan tietoon vaikeutuu huomattavasti.

Tiedostojen luokittelu

Tiedostojen luokittelua kannattaa käyttää organisaatiotasojen mukaisesti. Käytännössä asiakasympäristön data luokitellaan pääluokkiin, joihin tietyillä käyttäjillä tai ryhmillä on oikeus päästä. Ensimmäisenä tehtävänä on olemassa olevan tietopääoman luokittelu asiakasorganisaation tarpeiden mukaisesti. Tiedostoja voidaan luokitella esimerkiksi niin että ko. tiedostoa ei voi avata millään muulla tilillä kuin yrityksen tilillä, jolloin tiedoston avaaminen ei onnistu organisaation ulkopuolisen henkilön toimesta. Lisäksi voidaan määrittää käyttäjäryhmä, jolla on oikeus avata tiedostoja ja organisaation sisällä muut eivät saa tiedostoa avattua. Yksinkertaisilla luokitteluilla on helppo lähteä ottamaan tiedostojen luokittelua käyttöön. ”Johtoryhmä”, ”Sisäinen” ja ”Julkinen” luokittelutasot riittävät vallan mainiosti suojaamaan tietopääomaa yrityksessä.

 

Tiedostojen manuaalinen luokittelu

Office -työkaluissa manuaalinen luokittelu voidaan tehdä työkaluriviltä löytyvällä luokittelu -painikkeella. Käyttäjä näkee oman käyttöoikeuden mukaiset luokittelupainikkeet ja voi käyttää niitä haluamallaan tavalla dokumenttien luokitteluun. Luokittelutieto liikkuu dokumentin mukana niin kauan kuin organisaatiossa luokittelu poistetaan tiedostosta. Vaikka tiedosto kopioitaisiin ulkoiselle medialle ja organisaatioon kuulumaton käyttäjä yrittää avata tiedostoa, pyydetään häntä kirjautumaan Office 365 -palveluun mikä tarkistaa käyttöoikeuden.

 

Automaattinen tiedon luokittelu

Tietoa voidaan luokitella automaattisesti sisällön perusteella, jolloin Office -työkalut tarkistavat tietosisällön ja määrittävät luokituksen automaattisesti. Esimerkiksi jos dokumentista löytyy sanat ”salassapidettävä” ja ”johtoryhmä” voidaan automaattisen luokittelun avulla salata dokumentti vain johtoryhmän käyttöön. Lisäksi tiedostoon voidaan tuoda lisäsisältönä esimerkiksi yläviitteeseen haluttu teksti sekä vesileima dokumentille. Näillä käytännöillä saadaan sisällytettyä tietoa tiedoston alkuperästä mahdollista valokuvausta varten. Office 365:llä voidaan myös opastaa käyttäjää tekemään oikeita asioita. Jos sähköpostiin lisätään luokiteltua tietoa, voidaan käyttäjälle antaa automaattisesti vihje sisällöstä ja suositella lähtevää sähköpostia salattavaksi.