Onko sinulla ollut koskaan tarve lähettää sama sähköpostiviesti useammalle vastaanottajalle siten, että jokainen viesti lähtee erikseen, omana viestinään vastaanottajalle? Tähänkin löytyy Outlookista ja Wordista ratkaisu. Tämä voi tulla tarpeeseen tilanteissa, joissa vastaanottajien ei ole tarkoitus nähdä kenelle muille viesti lähtenyt tai ei haluta käyttää piilokopio-ominaisuutta.

Yksinkertaisimmillaan homma menee näin:

Avaa Word ➡️ Postitukset ➡️ Aloita yhdistäminen ➡️Sähköpostiviestit ➡️ Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää ➡️Valitse vastaanottajat ➡️Viimeistele yhdistäminen ➡️ Lähetä sähköpostiviestit

Tämä voi ensimmäisellä kerralla vaikuttaa vaikeaselkoiselta, mutta toiminto on loppujen lopuksi hyvin yksinkertainen.

Tässäpä toinen vinkki tietotyöläisen arkeen. Joskus voi olla tarve viivästää sähköpostin lähetystä ja sen voi tehdä Outlookissa seuraavalla tavalla:

Uusi sähköpostiviesti ➡️ Asetukset ➡️ Viivästä toimitusta ➡️ Raksi ruutuun ”Älä toimita ennen”

Itse käytän tätä tärkeissä sähköposteissa, joissa haluan, että viestissä on varmasti kaikki asiat (viestiä voi siis muuttaa vielä ennen lähetystä) tai jos en halua häiritä vastaanottajaa esimerkiksi illalla.

Työelämässä syyskausi käynnistymässä ja Teamsit ja Zoomit taitavat olla hyvin suosittuja edelleen. Tässäpä pieni vinkki Outlookin käyttäjälle jos haluat etteivät palaverit ole aina oletuksena 60 min vaan halutessasi esim. 45 tai 25 min pituisia.

Tiedosto ➡️ Asetukset ➡️ Kalenteri ➡️ Lyhennä tapaamisia ja kokouksia (Lopeta etuajassa) ➡️ Yksi tunti tai kauemmin = 15 min